Politique de confidentialité

Cette politique s’applique aux utilisateurs invités dans un espace SmartCopro: résidents, membres du conseil syndical, administrateurs et intervenants autorisés.

Pour les données liées à la gestion d’une résidence, l’entité qui a souscrit ou administre l’espace détermine les finalités et agit comme responsable de traitement. Selon l’organisation de la copropriété, il peut s’agir du syndicat des copropriétaires représenté par son syndic ou d’un autre gestionnaire habilité. A_COMPLETER fournit la plateforme SmartCopro comme sous-traitant.

A_COMPLETER agit comme responsable de traitement pour ses propres besoins: gestion et sécurisation des comptes, prévention des abus, support, pilotage technique du service, gestion contractuelle et respect de ses obligations légales.

Les données peuvent être fournies par vous, par un administrateur autorisé ou générées lors de l’utilisation du service.

• Compte: nom, email, téléphone éventuel, empreinte du mot de passe, MFA et préférences.
• Rattachement: résidence, bâtiment, lot, occupation, rôles et mandat du conseil.
• Vie de la résidence: annonces, incidents, commentaires, décisions, réservations, interventions et informations utiles.
• Documents et gestion: fichiers, contrats, prestataires, devis, factures, budgets et écritures importées.
• Technique et sécurité: sessions, adresse IP, appareil, dates de connexion, journaux d’audit, erreurs et événements de livraison email.
• Utilisation du produit: pages consultées, identifiant technique, résidence et rôles, uniquement après consentement aux statistiques.
• Assistant: questions, extraits de sources sélectionnés, brouillons produits et index de recherche lorsque la fonction est activée.

SmartCopro ne demande pas de données bancaires de carte de paiement dans les modules de gestion de la copropriété. Évitez de publier des données sensibles qui ne sont pas strictement nécessaires.

Les données sont visibles uniquement par les utilisateurs autorisés selon leur rôle, leur résidence, leur bâtiment, leur lot et le périmètre de chaque contenu. Les équipes d’exploitation de A_COMPLETER n’y accèdent que lorsque cela est nécessaire au support, à la sécurité ou à l’exécution du contrat.

Elles peuvent aussi être communiquées aux autorités ou conseils habilités lorsqu’une obligation légale l’exige ou pour constater, exercer ou défendre un droit.

SmartCopro s’appuie sur les catégories de prestataires suivantes:

• Contabo GmbH pour l’infrastructure applicative et la base de données, dans la zone Union européenne (fr-par);
• Scaleway Object Storage pour le stockage chiffré des fichiers;
• Brevo pour l’envoi et le suivi des emails transactionnels, avec stockage des données dans l’Union européenne;
• Sentry pour la détection d’erreurs, configuré sans envoi volontaire des mots de passe, cookies ou contenus de formulaire;
• PostHog Cloud EU pour la mesure d’utilisation après consentement, sans enregistrement de session ni contenu de formulaire;
• OpenAI pour les embeddings, réponses et brouillons, uniquement lorsque les fonctions d’IA sont activées.

Sentry et OpenAI peuvent impliquer des entités établies hors de l’Espace économique européen. Ces traitements doivent être encadrés par leurs accords de traitement, les clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme reconnu. Les paramètres de résidence européenne sont privilégiés lorsqu’ils sont disponibles.

La liste des prestataires est réévaluée avant chaque mise en production et lors de tout changement significatif. Une organisation cliente peut demander la version contractuelle à privacy@smartcopro.co.

Lorsque l’assistant est activé, le texte des versions courantes de documents, incidents et commentaires autorisés peut être découpé puis transmis à OpenAI pour créer des embeddings. Lors d’une question, seuls la question et les extraits jugés pertinents sont transmis au modèle. Les fichiers originaux ne sont pas envoyés par ce flux.

Les appels API ne servent pas à entraîner les modèles OpenAI par défaut. Les journaux de prévention des abus du fournisseur peuvent toutefois conserver le contenu transmis jusqu’à 30 jours, sauf configuration contractuelle plus restrictive. Les réponses comportent des citations internes et doivent être vérifiées par un humain.

Les fonctions de rédaction produisent uniquement des brouillons. SmartCopro ne met en œuvre aucune décision produisant un effet juridique fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

SmartCopro met en œuvre des sessions révocables, le chiffrement des communications, des secrets et des fichiers stockés, le MFA pour les comptes privilégiés, des contrôles d’accès par périmètre, l’analyse antivirus des fichiers, des journaux d’audit, des sauvegardes chiffrées et une procédure de réponse aux incidents. Aucun dispositif ne supprimant tout risque, les mesures sont réévaluées selon l’état de l’art et la sensibilité des traitements.

Selon la base légale et votre situation, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de vos données. Vous pouvez également retirer un consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause les opérations antérieures.

Pour les données de résidence, contactez d’abord l’administrateur de votre copropriété ou privacy@smartcopro.co. Si un délégué à la protection des données est désigné, il est joignable à privacy@smartcopro.co. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée.

Une réponse est apportée au plus tard sous un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe ou nombreuse; vous en serez informé dans le premier mois. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL.

SmartCopro utilise uniquement les traceurs nécessaires à l’authentification et à la mémorisation de l’état de la navigation. Aucun traceur publicitaire n’est déposé. Le détail figure dans la politique relative aux traceurs.

La date et la version figurent en haut de page. Toute modification substantielle concernant les finalités, les destinataires ou les droits est portée à la connaissance des utilisateurs par un moyen adapté avant son entrée en vigueur.